Kyzylorda-news.kz. В современных условиях залогом успешной деятельности любого государственного учреждения становится формирование и развитие его инновационного потенциала. При этом в практику работы государственных учреждений все более проникает технология создания команд, как гибких и временных творческих групп, которые ориентированы на создание нового или же совершенствование уже существующего продукта/услуги.
Эффективное управление сложной организационной структурой, невозможно без налаживания горизонтального и вертикального взаимодействия между всеми сотрудниками, также важно снизить то время, которое может быть потраченное на иррациональные обсуждения, ожидания, нахождение документов на стадии их проверки и утверждении, существенное ограничение сроков принятия решений и объемов низко продуктивной деятельности. Именно с помощью методологии тайм-менеджмента и предлагается разрешать круг обозначенных вопросов.
Тайм-менеджмент на корпоративном уровне обеспечивает регламентацию тех процессов, которые этого требуют, способствует росту уровня лояльности сотрудников, влечет за собой формирование корпоративного духа, приводит к уменьшению длительности коммуникационных каналов. В конечном итоге организация получает положительную динамику персональной эффективности и отдачи от сотрудников.
На государственной службе различные административные регламенты помогают управлять временем сотрудников за счет установки максимальных сроков, отражают то, какие функции и за кем закреплены, однако они не указывают на способы выполнения возложенных обязанностей. Наряду указанным рабочее время государственных и муниципальных служащих имеет свою денежную оценку и не является личным делом сотрудника. Таким образом, крайне важно обеспечение максимальной эффективности труда при этом без увеличения продолжительности самой работы/рабочего дня.
Внедрение тайм-менеджмента на корпоративном уровне вооружает сотрудников различными методиками обучения, стандартизации, оценки и аттестации персонала, естественным образом вливаемых непосредственно в культуру организации. На сегодняшний день эффективное планирование невозможно без компьютеризации управления. Повсеместное ведение электронных ежедневников, обеспечение взаимодействия помощью электронной почты и календаря, работа в рамках единого сетевого пространства позволяет государственным и местным служащим существенно экономить затраты времени на такие коммуникации.
В основном, люди понимают сущность тайм-менеджмента в первом варианте, что является ошибкой, так как ежедневные дела зачастую не соотносят с глобальными жизненными планами. Это приводит к тому, что после определенного промежутка жизненного пути человек «вдруг» понимает, что жизнь прожита зря, что самого главного не успел, «заела текучка», разменялся на мелочи и т. п. Кроме этого выделяют типы ТМ.
Таблица 1. Типы тайм-менеджмента (ТМ)
название элемента управления временем
индивидуальный
ролевой
социальный
Субъект (Кто управляет?)
Сам человек
Консультант по ТМ
Консультант по ТМ
Объект (кем управляют?)
Сам человек
Личность (специалист)
Личность (специалист)
Цель (для чего?)
Оптимизировать достижение индивидуальных жизненных целей жизни
Оптимизировать процесс и результат выполнения социально-ролевых функций (например, профессиональных)
Оптимизировать процесс и результат выполнения функций группового взаимодействия, включая взаимоотношения (в частности, внутри коллектива)
Предмет (чем управляет?)
Личностные знания, способности, умения
Ролевые (профессиональные) знания и навыки, стратегии поведения
Нормы, правила, стандарты, алгоритмы, способы деятельности и коммуникации
Мотивация (почему, ради чего?)
Внутренний интерес, желание стать лучше
Частично внутренняя (желание повысить компетентность в данной роли), частично внешняя (трудности в ее исполнении)
Внешняя: медленное и неэффективное взаимодействие, сложности с управлением группой
Менеджмент по существу — это управление, воздействие, создание условий для деятельности. Тайм-менеджмент — частный случай такого управления, поэтому его технологию рассмотрим с позиций общего менеджмента. Динамику менеджмента представляют его функции (рис. 1.).
Рисунок 1. Функции Тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент включает в себя всю совокупность технологий планирования работы сотрудника организации, которые применяются сотрудником самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач.
Временной фактор является одним из важных факторов, как в деловой, так и обыденной жизни человека. В деятельности руководителя фактор времени еще более важную роль. Необходимость в управлении временем возникла давно, но активно рассматриваться стала не столь давно. Временем управлять невозможно, но человек может управлять самим собой, извлекая максимальную пользу из имеющегося в своем распоряжении времени. Управление временем – это управление собой, т.е. способность планировать, поручать, организовывать, направлять и контролировать свои поступки, дела и заботы.
Эффективность деятельности руководителя определяется высокими показателями психологических и непсихологических критериев групповой и личной эффективности. Следовательно, рациональное использование руководителем своего времени способствует и плодотворной деятельности подчиненных.
Гульмира РЫСМАХАНОВА,
к.э.н., доцент, заведующая кафедрой “Экономика и управление” Кызылординского университета имени Коркыт ата.